¿Qué es ‘forwarding’ en logística? En qué consiste y cuáles son sus funciones

El forwarding tiene un papel importante en cadenas de suministro en las que las mercancías recorren largas distancias y atraviesan distintas etapas antes de llegar a su destino. La participación de transportistas, terminales y otros actores, así como la combinación de rutas o modos de transporte, requiere planificar las rutas con anticipación.

En este artículo explicaremos qué es forwarding en logística, cuáles son sus ventajas, qué es un forwarder o transitario, cómo funciona el freight forwarding y qué función desempeñan los almacenes en este contexto.

¿Qué es el ‘forwarding’?

El forwarding es una actividad logística que consiste en organizar y coordinar el traslado de mercancías desde un punto de origen hasta su destino. Su objetivo es facilitar el flujo de mercancías dentro de la cadena de suministro, al conectar las distintas etapas y a los participantes que pueden intervenir en el movimiento de la carga.

En inglés, la expresión completa es freight forwarding, donde freight significa carga transportada. En el sector logístico, es común utilizar únicamente forwarding como forma abreviada.

Esta actividad no debe confundirse con quien la realiza. El forwarder o freight forwarder es la empresa o profesional especializado en coordinar el transporte de mercancías, también conocido como transitario. Así, forwarding y freight forwarding designan el servicio, mientras que forwarder, freight forwarder y transitario se refieren a quien presta el servicio.

Ventajas del ‘forwarding’ para la gestión de mercancías

Contratar un servicio de forwarding permite delegar la organización del transporte en un especialista y simplificar las operaciones en las que intervienen múltiples participantes, rutas o medios de transporte. Estos son algunos de los beneficios que aporta:

• Optimización de costos. La elección de rutas, proveedores y medios, junto con estrategias como la consolidación de carga, permite aprovechar mejor los recursos disponibles.
• Gestión simplificada. Centralizar la gestión del transporte reduce la complejidad de coordinar individualmente a los distintos participantes.
• Flexibilidad. La combinación de proveedores, rutas y alternativas facilita la adaptación a las necesidades de cada operación y permite responder ante posibles imprevistos.
• Conocimiento especializado. Resulta especialmente útil en operaciones internacionales que requieren gestionar documentos, trámites aduaneros o cumplir requisitos específicos.
• Coordinación multimodal. Cuando intervienen varios modos de transporte, el forwarding coordina las distintas etapas y mantiene la continuidad del recorrido.

La tecnología también está ampliando las posibilidades del freight forwarding. Según DHL, la inteligencia artificial y el análisis predictivo pueden ayudar a optimizar rutas, anticipar los tiempos de entrega y gestionar riesgos como la congestión del tráfico o las condiciones meteorológicas adversas.

¿Qué es un ‘forwarder’ o transitario y cuáles son sus funciones?

Un freight forwarder, un forwarder o un transitario es un intermediario especializado en la organización del transporte de mercancías. Diseña y gestiona soluciones de transporte por encargo de sus clientes, contratando a distintos proveedores cuando es necesario.

• Planificación de rutas y modos de transporte. El transitario determina cómo se enviarán las mercancías según el presupuesto, el volumen y peso de la carga, así como la urgencia del envío.
• Selección y coordinación de transportistas. Selecciona los proveedores más adecuados para cada operación y coordina su participación durante el traslado.
• Consolidación de carga. Puede agrupar envíos de diferentes clientes para aprovechar la capacidad disponible y optimizar costos.
• Gestión de la documentación del transporte. Prepara los documentos necesarios para el envío.
• Gestión de trámites aduaneros. Según el país y la operación, se encarga de gestionar los requisitos aduaneros cuando es necesario.
• Seguimiento de envíos y resolución de imprevistos. Supervisa el transporte y actúa ante retrasos, cambios o contratiempos.
• Organización de entregas y recolecciones. Programa la recolección de la carga en origen y su entrega en destino de acuerdo con los plazos establecidos.

Para llevar a cabo estas funciones, el forwarder puede coordinar el movimiento de las mercancías por diferentes nodos de la cadena logística, como almacenes, centros de distribución o terminales. Coordina estos puntos con los participantes involucrados y garantiza la continuidad del flujo de mercancías.

‘Forwarder’, transportista y operador logístico: ¿en qué se diferencian?

Aunque el forwarder, el transportista y el operador logístico desempeñan funciones diferentes, una misma compañía puede desempeñar más de una de estas funciones. Sus características son las siguientes:

• Forwarder. Puede ofrecer servicios adicionales, pero se especializa en organizar y coordinar el transporte de mercancías, en especial cuando intervienen diferentes transportistas y se utilizan distintas rutas y modos de transporte.
• Operador logístico. Su campo de acción puede ser más amplio, ya que también puede gestionar aspectos como el almacenamiento, el inventario, la preparación de pedidos, la distribución o la logística inversa. Es decir, puede encargarse de distintas etapas de la cadena logística.
• Transportista. Es quien realiza el traslado físico de las mercancías.

Cómo funciona el ‘freight forwarding’

El freight forwarding abarca distintas etapas que pueden variar según las características y necesidades de cada operación. Según el modo de transporte, puede distinguirse entre forwarding marítimo, aéreo y terrestre, además del forwarding intermodal o multimodal, cuando se combinan distintos modos de transporte.

Planificación del envío

El proceso comienza con el análisis del punto de origen y el destino, las características de la carga, los tiempos de entrega y los costos. Con base en estos factores, el forwarder define la ruta y el modo de transporte o combinación de modos más adecuados.

Recolección, almacenamiento y consolidación

Las mercancías pueden pasar por almacenes o centros logísticos para su recepción, almacenamiento temporal o consolidación. Esta última operación puede realizarse mediante consolidación de carga, una modalidad en la que mercancías de diferentes remitentes comparten espacio en una misma unidad de transporte.

Transporte, seguimiento y entrega

Durante el traslado, el forwarder coordina a los participantes involucrados y da seguimiento al envío. El recorrido puede incluir transbordos entre diferentes medios de transporte o instalaciones hasta que las mercancías lleguen a su destino.

¿Qué función desempeña el almacén en el ‘forwarding’?

El forwarding no siempre requiere un almacenamiento prolongado. Sin embargo, los almacenes y centros de distribución pueden actuar como nodos clave en el recorrido, incluso cuando pertenecen a terceros. En ellos se llevan a cabo actividades como la recepción y verificación de la carga, la consolidación o desconsolidación, la preparación y la expedición.

La coordinación entre estas instalaciones y los servicios de transporte es fundamental para cumplir con los plazos establecidos: las mercancías deben estar ubicadas, preparadas y disponibles en el momento programado. Un sistema de gestión de almacenes como Easy WMS de Mecalux proporciona visibilidad del inventario y las operaciones, mientras que el módulo Multi-Carrier Shipping Software integra el proceso de expedición con los proveedores de servicios de transporte.

Esta integración es especialmente importante en centros con un alto volumen de entradas y salidas de mercancías. Por ejemplo, el operador logístico francés La Ruche Logistique emplea las soluciones digitales de Mecalux para gestionar 12,000 referencias y preparar 500 pedidos al día.

La información, un elemento clave en el ‘forwarding’

El forwarding facilita el movimiento de mercancías a través de la planificación del transporte, mientras que el forwarder o transitario actúa como intermediario especializado entre los participantes. Su trabajo permite coordinar rutas, proveedores y modos de transporte según las necesidades de cada operación.

En este proceso, el transporte se vincula con otros eslabones de la cadena de suministro, como los almacenes y los centros de distribución. La coordinación y el intercambio de información son fundamentales para garantizar que los productos lleguen a su destino de manera eficiente, y las soluciones de Mecalux contribuyen a esta sincronización al facilitar la gestión del almacenamiento y la expedición.