Despacho de mercancías: fases y claves para el éxito

Una de las funciones del almacén es el despacho de mercancías. Esta etapa tiene por objetivo enviar los productos demandados por el cliente de manera que salgan del almacén en dirección a su entrega en el tiempo acordado y en perfecto estado.

El proceso de despacho de mercancías se divide en varias fases con distintas tareas asociadas para que se desarrolle con éxito. En nuestro artículo repasamos cuáles son y, además, abordamos cómo mejorar la eficiencia de estos procesos.

Fases del despacho de mercancías:

El despacho de mercancías supone el paso final que dan los productos en las instalaciones de almacenaje. Veamos de qué subprocesos está compuesta:

1. Planificación de las entregas que realizar

El despacho de mercancías no funciona de manera aislada al resto de operativas del almacén y, por ello, la planificación cumple un papel de suma importancia. Organizar los despachos de mercancía diariamente supone:

• Conocer y confirmar los pedidos que serán preparados y enviados en el día.
• Ordenar el listado de pedidos que preparar.
• Asignar los pedidos a los transportistas e indicar las franjas horarias en las que tendrán que recoger la mercancía.
• Programar la ocupación de los muelles de carga.
• Prever el espacio necesario en la zona de almacenaje temporal junto a despachos.

2. Consolidación y ordenación de la mercancía

En anteriores ocasiones, hemos incluido esta fase dentro del proceso de picking o preparación de pedidos. Sin embargo, por su ubicación en el almacén y por su cercanía también podemos considerar que forma parte del proceso global de despacho de mercancías.

La consolidación de mercancías consiste en combinar y agrupar mercancías procedentes de las distintas zonas de picking o del almacén para su posterior despacho. Normalmente, dentro del área de despachos del almacén se reserva un espacio anexo dedicado a esta tarea.

Por supuesto, la consolidación de mercancías depende en gran medida del orden de recogida seguido. Si el picking se ha ejecutado con una secuencia desordenada, se corre el riesgo de tener paradas las mercancías en despachos a la espera del resto de referencias que completen el pedido.

3. Comprobación de la documentación y acondicionamiento

El despacho de mercancías representa el último contacto del producto con el almacén. Es aquí cuando se realiza una verificación documental final. De esta manera se evitan errores y se garantiza que el cliente recibe lo que ha pedido.

Para ello, hay que cotejar los diferentes documentos asociados (recepción del pedido, orden de picking, albarán o nota de entrega, hoja de ruta, carta de porte…), se revisa que los productos demandados son los que están en la tarima o paquete y se verifica toda esta información en el sistema de gestión de almacenes.

Además, se comprueba que el pesaje y la volumetría del pedido esté de acuerdo con los requerimientos de los transportistas y se etiqueta. Por otro lado, las mercancías se terminan de embalar o empaquetar en cajas o tarimas incluyendo su precintado y enfardado.

Otras tareas que se pueden dar en esta fase del despacho de mercancías es la personalización de los envíos (por ejemplo, envolviéndolos en papel de regalo en el caso de algunos e-commerce) o el montaje de kits o packs (muy común con productos en promoción).

4. Carga de la mercancía

Con todo en orden, antes de proceder al traslado de los pedidos al camión correspondiente, hay una serie de pasos que ejecutar:

• Se verifica que el remolque en espera es el correcto.
• Se coloca la mercancía en el camión equilibrando las cargas. Además, el remolque debe estar anclado de forma segura a los muelles de carga. Para esta labor se suelen utilizar equipos de manutención como patines hidráulicos o montacargas elevadores y debe realizarse con sumo cuidado.
• Se le entrega al transportista la documentación para su firma.

Se debe tener en cuenta en este punto que el proceso de carga y descarga entraña riesgos para los operarios. Pueden dar origen a caídas o atrapamientos de personas o a accidentes relacionados con los medios de manutención.

Características de la zona de despachos en el almacén

La ubicación de la zona de despacho de mercancías en el layout del almacén dependerá de distintos factores como: el número de envíos, la cantidad de rutas gestionadas diariamente, la planificación horaria e incluso el propio enclave del almacén (este limita el número de muelles o los concentra en un área determinada).

Es común que el despacho se organice en la misma zona de recepción de mercancías junto a los muelles, de manera que se alternan las tareas de entrada y salida en franjas horarias. En esta área se encuentra la zona de precargas o de almacenamiento temporal. Puede ser simplemente un lugar diáfano dónde colocar los paquetes o tarimas o contar con transportadores de rodillos que agilizan la operativa de carga.

Estrategias para optimizar el proceso de despacho de mercancías

Algunas buenas prácticas para la correcta organización de los procesos de despacho de mercancías son:

1. Planifica los tiempos en comunión con el servicio de transporte

La precisión en la planificación del despacho de mercancías siempre será mayor si se cuenta con un software de gestión de almacenes que pueda manejar y organizar tal cantidad de información y dirigir al equipo de trabajadores en la realización de las tareas relacionadas.

Un sistema de gestión de almacenes como Easy WMS es capaz de agrupar los pedidos por, entre otros: ruta de reparto, tipo de vehículo, cliente, prioridad del envío… Estos parámetros logísticos se configuran en el software en función de las características del inventario que tenga la empresa.

Por otro lado, el WMS permite organizar los pedidos tanto de forma estática como de manera dinámica. En el primer caso, la organización se produce al inicio de cada turno de trabajo o de cada jornada, siguiendo metodologías como el wave picking). En la organización dinámica, se hace ajustando el picking y los despachos según se reciban nuevos pedidos.

2. Estandariza y simplifica la gestión documental

Uno de los pasos fundamentales de la operativa de despachos de mercancías es la verificación y la gestión documental. El objetivo en este punto es alcanzar la cota de cero errores y a ello contribuye:

• La integración de las normas de etiquetado y documentación del almacén con las del transportista: esto agiliza enormemente el proceso y facilita el tratamiento de datos. En el caso de Easy WMS, el módulo Multi Carrier Shipping Software permite, por ejemplo, imprimir etiquetas compatibles con las principales agencias de transporte y asignar los números de seguimiento de cada bulto ya desde el almacén.
• El uso del WMS con dispositivos de asistencia automáticos: por ejemplo, el picking por voz permite montar tarimas o cajas con ambas manos y validar más rápidamente los bultos. Además, el WMS cuenta con una opción de doble verificación para limitar al máximo los errores humanos.

3. Evalúa opciones de automatización en el proceso de despacho de mercancías

Es posible automatizar el despacho de mercancías con la ayuda de:

• Transportadores en la zona de almacenaje temporal o precargas: para agilizar la carga de camiones con tarimas, es frecuente instalar transportadores dinámicos de rodillos. Este tipo de transportadores cuentan con unos rodillos de frenado que mantienen una velocidad de deslizamiento constante que asegura la estabilidad de la carga.

• Plataformas de carga y descarga automáticas: permiten acelerar el proceso al máximo, aunque para implementarlas es necesario contar con camiones compatibles. Un ejemplo de este tipo de automatización lo encontramos en el almacén que Mecalux diseñó para el Grupo Siro en España.
• Identificación automática de las mercancías con etiquetas RFID: la gran ventaja de este tipo de chips identificativos es que se consigue gran rapidez de lectura de la información ligada a cada unidad de carga. El etiquetado con RFID elimina la necesidad de escaneo directo desde los terminales, lo que mejora el control de las mercancías en el almacén al conocer su ubicación en todo momento. En el caso del despacho de mercancías, los arcos de control junto a los muelles se encargan de validar y transmitir la información al sistema, ahorrando esta tarea a los operarios.

Resulta complejo dividir las operativas del almacén en apartados estancos, puesto que todas las actividades que tienen lugar en él están interrelacionadas. Por ello, lograr un despacho de mercancías fluido y sin errores depende en gran medida de cómo de engrasados estén cada uno de los elementos que conforman el almacén. Si estás experimentando dificultades en este proceso, no dudes en ponerte en contacto con nosotros: uno de nuestros técnicos te ayudará a definir los puntos de fricción y a encontrar soluciones para ellos.