10 KPI que el responsable del almacén ha de monitorizar

16 junio 2022

Los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) son una herramienta imprescindible para el jefe de almacén y los responsables de logística dado que permiten monitorizar las actividades que se llevan a cabo en los centros de distribución.

Con la ayuda de los datos objetivos que proporcionan los KPI, el jefe de almacén puede identificar áreas de mejora y tomar decisiones estratégicas sobre la cadena de suministro de la compañía.

Estos son algunos KPI de gran utilidad para los jefes de almacén:

Indicadores de recepción de mercancías

La recepción de mercancías, procedentes de producción o enviadas por proveedores, es la primera operativa de cualquier almacén. Organizar bien los productos recibidos es fundamental para evitar ineficiencias y retrasos que puedan alterar toda la cadena logística.

1. Andén a stock

Este KPI mide el tiempo transcurrido desde que se descarga la mercancía en los andenes de carga del almacén hasta que se identifica con el sistema de gestión de almacenes y se deposita en los racks.

Identificar los productos recibidos con rapidez resulta primordial para la eficiencia del almacén. ¿Por qué? Acortar los tiempos de identificación de stock con un software libera espacio en la zona de los andenes de carga y agiliza el proceso de ubicación de la mercancía.

2. Porcentaje de recepciones sin daños por proveedor y por día

Una de las prioridades de cualquier empresa es asegurar la recepción correcta de la mercancía, es decir, que se reciban los artículos adecuados, en la cantidad precisa y sin sufrir daños. Cualquier incidencia en las recepciones provoca retrasos en las demás operativas del almacén.

Para garantizar recepciones sin daños ni errores, los operarios deben verificar que los productos se encuentren en buen estado y comprobar, con el sistema de gestión de almacenes, que se ha recibido la cantidad exacta de mercancía. Hacer un seguimiento de los artículos recibidos con un programa digital garantiza un control de inventario estricto y en tiempo real.

3. Puntualidad de los proveedores por día

Las empresas también han de controlar la puntualidad de los proveedores y asegurarse de que entregan la mercancía en las condiciones y en el momento pactados. Cualquier retraso tiene un impacto directo en la planificación del trabajo y puede suponer demoras en las expediciones diarias de mercancía.

Los jefes de almacén evalúan el servicio que prestan las empresas que les suministran los productos para tomar decisiones basadas en el funcionamiento real de la logística de la compañía.

Gracias a los KPI el jefe de almacén toma decisiones para mejorar la recepción de mercancías
Gracias a los KPI el jefe de almacén toma decisiones para mejorar la recepción de mercancías

Indicadores de almacenamiento de productos

El proceso de almacenamiento de la mercancía es básico en un almacén porque repercute en la preparación de pedidos. El jefe de almacén necesita analizar indicadores como la distribución del stock o la ocupación de las ubicaciones con el fin de asegurar la disponibilidad de la mercancía. Conocer en cada momento qué productos hay en el almacén simplifica la actividad de preparar todos los pedidos que solicitan los clientes.

4. Volumen de ocupación del almacén por tipo de ubicación

El volumen de ocupación del almacén es un indicador que calcula el porcentaje de ocupación en una instalación logística, es decir, el número de ubicaciones con productos.

El indicador ayuda al responsable de logística a analizar si está aprovechando bien la superficie de almacenamiento en el centro de distribución. El objetivo de cualquier compañía es almacenar la cantidad justa de mercancía para no generar sobrecostos y evitar roturas de stock que podrían derivar en interrupciones en la preparación de pedidos.

5. Días ‘on hand’ de mercancía

Este indicador de rendimiento calcula el tiempo que permanece una referencia en stock en el almacén. Consiste en el número estimado de días que se tarda en vender el stock existente en el almacén para un tipo concreto de artículo.

Las compañías emplean el indicador de días on hand para ajustar el momento en que la mercancía debe reaprovisionarse y también para ver la rotación de las existencias o, lo que es lo mismo, el número de veces que necesita ser repuesto el inventario del almacén en un determinado periodo de tiempo.

Hacer un seguimiento de los productos almacenados es indispensable para mejorar la logística
Hacer un seguimiento de los productos almacenados es indispensable para mejorar la logística

Indicadores de la preparación de pedidos

La preparación de pedidos es una de las operativas que requiere más recursos en cualquier almacén. Servirse de indicadores de rendimiento para medir la gestión del picking hace que el jefe de almacén pueda optimizar los movimientos de mercancía, reducir costos y preparar el mayor número posible de pedidos.

6. Precisión del picking en órdenes de pedido

El KPI de precisión del picking en órdenes de pedido señala al jefe de almacén el porcentaje de pedidos preparados con la cantidad de mercancía solicitada por el cliente. Este dato muestra la calidad de la preparación de pedidos en el almacén.

El jefe de almacén ha de intentar lograr una precisión del 100%, ya que los pedidos incorrectos ─con artículos equivocados o con una cantidad inadecuada de mercancía─ se convierten en devoluciones que pueden deteriorar la imagen corporativa.

7. Ratios de expedidos frente a pedidos

El ratio de expedidos frente a pedidos compara el porcentaje de artículos que se han expedido con la cantidad de stock que habían solicitado los clientes. Por tanto, contabiliza los pedidos que no se han podido completar debido, en la mayoría de los casos, a una falta de stock.

Aunque sea un indicador clave para evaluar la calidad del picking, lo cierto es que con esta información, el jefe de almacén también puede tomar decisiones para mejorar otras tareas que tienen un impacto en la preparación de pedidos como, por ejemplo, el aprovisionamiento.

8. Tiempo de ciclo de orden interno

El ciclo de orden interno representa el tiempo que lleva completar un pedido desde que el almacén recibe una orden de compra (cuando un cliente adquiere un producto) hasta que sale por el andén de expediciones. Permite evaluar la agilidad que demuestra el almacén a la hora de responder a la demanda.

Este indicador ayuda al jefe de almacén a analizar la velocidad y la efectividad de las tareas de picking. Los datos obtenidos de este KPI facilitan la toma de decisiones como, por ejemplo, distribuir los productos con eficiencia por el almacén para minimizar los traslados de los operarios a la hora de localizar la mercancía.

Los KPI permiten al jefe de almacén mejorar la productividad en la preparación de pedidos
Los KPI permiten al jefe de almacén mejorar la productividad en la preparación de pedidos

Indicadores de las expediciones

La expedición de la mercancía es una de operativas que repercute en la satisfacción de los clientes y en que estos sigan confiando en la marca. Los KPI de las expediciones se utilizan para que las empresas puedan medir el grado de cumplimiento en el servicio.

9. Órdenes a tiempo y preparadas para expedir

Este KPI mide las expediciones que se han realizado de manera puntual, sin retrasos, en el día y hora que solicitó el cliente.

El indicador posibilita que el jefe de almacén no solo evalúe el proceso de expediciones, sino también el desarrollo de todas las operativas que tienen lugar en el almacén hasta que se distribuyen los productos. Basándose en datos objetivos, el responsable logístico puede aplicar medidas estratégicas destinadas a agilizar todas las operativas y, por ende, las expediciones (por ejemplo, destinando más operarios a preparar pedidos).

10. Órdenes expedidas por hora

Las órdenes expedidas por hora son los pedidos que se han distribuido de manera correcta, es decir, con los artículos solicitados por el cliente y en la cantidad exacta.

El indicador mide el número de pedidos que se han expedido cada hora y, por tanto, muestra la eficacia del almacén en la última fase de verificación antes de distribuir la mercancía. En esta fase, los operarios deben asegurarse de que los pedidos disponen de toda la mercancía requerida y en las cantidades correctas para evitar equivocaciones.

Optimizar las expediciones con KPI tiene un impacto directo en la satisfacción de los clientes
Optimizar las expediciones con KPI tiene un impacto directo en la satisfacción de los clientes

Digitalizar para monitorizar el rendimiento del almacén

En un almacén, operativas como las recepciones, las expediciones o la preparación de pedidos generan una cantidad enorme de datos. Un análisis detallado de todos esos datos es determinante para tomar decisiones que potencien el crecimiento de las empresas.

Para analizar todos los datos del almacén, las empresas necesitan herramientas de big data capaces de segmentar y clasificar la información. Un sistema de gestión de almacenes como Easy WMS de Mecalux puede hacer un seguimiento del desarrollo de los procesos logísticos.

El software de Mecalux cuenta con el módulo Supply Chain Analytics Software, un programa que permite conocer el estado de todos los procesos del almacén con el fin de garantizar un control integral sobre la toma de decisiones. El sistema incorpora paneles de mando que abarcan la mayoría de funcionalidades que el jefe de almacén debe tener en cuenta.

Si quieres gestionar y analizar la gran cantidad de datos que se generan en tu almacén, contacta con nosotros para que te informemos sobre cómo el módulo Supply Chain Analytics Software puede hacerte mucho más fácil tomar decisiones estratégicas de mejora.