La preparación de pedidos e-commerce es una de las principales operativas en un almacén orientado a la venta online

Preparación de pedidos e-commerce: retos y soluciones

24 septiembre 2021

La preparación de pedidos e-commerce supone un desafío logístico para las compañías con canales de venta online. Tendencias de consumo como la omnicanalidad o el auge del q-commerce han impulsado a los responsables logísticos a digitalizar procesos para asegurar la máxima eficiencia y productividad.

La consolidación del comercio electrónico ha multiplicado la complejidad del servicio logístico debido a los diferentes canales que interactúan entre la compañía y los usuarios ―omnicanalidad―. Además, esta tendencia de consumo ha incrementado los costos de envío (última milla logística) y los costos derivados de las devoluciones gratuitas de productos. La e-logística exige una perfecta coordinación entre el departamento de ventas y el almacén, sincronizando el catálogo en los distintos puntos de venta online con el stock físico de la instalación. Cualquier desajuste en esta etapa puede provocar roturas de stock que deriven en pérdidas de reputación para la compañía.

¿Qué es la preparación de pedidos e-commerce?

La preparación de pedidos e-commerce es la etapa logística que incluye todas las acciones que se producen en un almacén desde que entra un pedido online hasta que se lleva a la zona de expediciones. Esta etapa consta de procesos como el control de stock, el picking de los productos que forman cada pedido o su empaque, entre otros. 

La preparación de pedidos es la actividad más costosa para cualquier almacén e-commerce. La prioridad para este tipo de instalaciones es la agilidad, especialmente a la hora de expedir todos los pedidos en el menor tiempo posible. 

La gestión del stock es una de las operativas más complejas y que más influyen en la preparación de pedidos online: en los últimos años, la caja se ha sumado a la tarima como unidad de carga habitual en los almacenes, en particular en los e-commerce, lo que ha obligado a las compañías a equiparse con sistemas de almacenamiento específicos para cada unidad de carga. A ello hay que añadir la aparición de los pedidos multirreferencia, que incrementan la complejidad de las operaciones de picking. 

Para expedir tantos pedidos heterogéneos con rapidez, es indispensable una organización impecable de la mercancía y de las tareas de aprovisionamiento. Conocer el estado de la mercancía al detalle permite a los proveedores enviar los productos a tiempo y evitar retrasos e interrupciones en la preparación de pedidos. También es conveniente asegurar una distribución del trabajo eficaz entre los operarios, para que cada uno de ellos pueda concentrarse en completar el máximo número de pedidos posible.

Un terminal de radiofrecuencia multiplica la eficiencia de los operarios durante la preparación de pedidos e-commerce
Un terminal de radiofrecuencia multiplica la eficiencia de los operarios durante la preparación de pedidos e-commerce

Retos en la preparación de pedidos e-commerce

El comercio electrónico ha transformado los centros logísticos, por lo que el layout de un almacén orientado a la venta online suele ser diferente a uno tradicional. Las características intrínsecas de la logística e-commerce obligan al almacén tradicional a adaptar su diseño para ser eficiente con las nuevas operativas. Estos son los principales retos a los que se enfrenta la preparación de pedidos e-commerce:

Acortar tiempos logísticos

El comercio electrónico exige que las compañías agilicen los procesos en el almacén para cumplir con el estándar de los envíos en 24 horas ―aunque existen incluso servicios logísticos con ventanas de entrega más cortas―. La preparación de pedidos requiere de un gran dinamismo en la operativa, por lo que deben optimizarse los desplazamientos de los operarios para aumentar su productividad. En ello juega un papel clave el software de gestión de almacenes, que permite definir previamente una estrategia de picking concreta, en función de las características del producto y del almacén. Además, este programa se encarga de distribuir los productos en las ubicaciones según las reglas y criterios prestablecidos por el responsable logístico. 

Reducir errores en el picking

Con el fin de garantizar una preparación de pedidos e-commerce eficiente es imprescindible minimizar los errores. Y es que la devolución de productos se ha convertido en un dolor de cabeza para las empresas con venta online: la consultora Deloitte señala que, en la última década, el auge del e-commerce ha incrementado la tasa de retorno de los pedidos en un 33% y prevé que en 2022 se devolverán productos por valor de 573,000 millones de dólares. Esta cifra supone 4 veces el volumen de negocio del comercio electrónico alcanzado en 2008. 

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) como Easy WMS, de Mecalux, elimina hasta en un 99% los errores derivados de la gestión manual de mercancía, guiando a los operarios a lo largo del proceso de preparación de pedidos y definiendo la estrategia de picking más eficaz según el diseño del almacén y las características del producto. 

Mantener el stock actualizado y sincronizado

El desarrollo de canales de venta y la heterogeneidad de referencias en el almacén multiplica la complejidad de operaciones logísticas como el picking. Para un control del stock en tiempo real, es necesario sustituir los procesos de inventario manuales por un software de gestión de almacenes que coordine íntegramente todo lo que sucede en el almacén. 

La implementación de un WMS puede complementarse con un terminal de radiofrecuencia o cualquier otro dispositivo de asistencia al picking que suprima las pérdidas de mercancía y mejore la productividad de los operarios durante la preparación de pedidos. 

Evitar una proliferación de SKU

Las características del comercio electrónico demandan una planificación logística que analice la rotación de cada referencia y la estacionalidad de los productos. Esto limita la proliferación de SKU, es decir, el proceso de incorporar un mayor número de referencias sin efectuar un estudio previo de la demanda, lo que complica la gestión del almacén y facilita el repunte de los errores en la preparación de pedidos e-commerce. 

Optimizar procesos como el ‘packing’ y el ‘kitting’

Además de la complejidad de las operativas, los almacenes focalizados en la venta online también tienen que adecuar sus procesos de empacado y de expedición según la época del año. Por ejemplo, es muy usual personalizar la caja o etiqueta de los pedidos para fechas señaladas, como el Black Friday, San Valentín o el Cyber Monday. Los almacenes e-commerce se han adaptado a esta tendencia y reservan áreas específicas a estaciones de trabajo para personalizar los productos o los pedidos según las demandas del cliente final.

Gestionar la última milla con eficiencia

A todo ello hay que sumar los costos derivados de la última milla. Esta etapa logística requiere la máxima organización para no caer en sobrecostos que puedan poner en peligro la competitividad de la compañía. Para ello es básico disponer de herramientas que hagan fluida la comunicación entre el almacén y las diferentes agencias de transporte. Precisamente esa es la función del módulo avanzado de Easy WMS Multi Carrier Shipping Software, que asegura un control integral sobre el proceso de expedición de la mercancía. 

Los transportadores para cajas son una solución habitual para agilizar la preparación de pedidos en los almacenes e-commerce
Los transportadores para cajas son una solución habitual para agilizar la preparación de pedidos en los almacenes e-commerce

Soluciones de almacenaje para pedidos e-commerce

Para maximizar el rendimiento de las operativas de preparación de pedidos e-commerce, las compañías han de optimizar sus recursos. ¿Cómo? Apostando por estrategias de planificación logística que van desde la puesta en marcha de nuevos centros logísticos de preparación y expedición de pedidos ―micro-fulfillment o dark stores― hasta la implementación de estrategias de picking, como batch-picking o pick-to-box, a fin de minimizar costos y aprovechar al máximo el movimiento de los operarios. 

Existen múltiples soluciones de almacenaje que incrementan la eficiencia en la preparación de pedidos e-commerce. Estas son las principales:

Sistemas de almacenaje manuales

Las compañías optan por soluciones adaptadas a las unidades de carga más comunes en el comercio electrónico, como cajas o bandejas. Ese es el caso, por ejemplo, del e-commerce francés Deguisetoi.fr, que ha apostado por racks carton flow de Mecalux para agilizar el picking y optimizar hasta en un 30% el espacio de almacenamiento. Los almacenes centrados en el comercio electrónico también recurren a soluciones como mezzanines o entrepisos, que multiplican la superficie útil con el fin de acrecentar la capacidad de almacenaje. 

Sistemas de transporte para cajas

Otra solución frecuente es sustituir los equipos de manutención manuales por transportadores para cajas que aceleren el flujo de mercancías dentro del almacén, garantizando un constante aprovisionamiento de stock a la zona de preparación de pedidos. El e-commerce Espace des Marques equipó su almacén en Francia con un circuito de transportadores para cajas instalado por Mecalux que, según Vincent Beaufreton, responsable de desarrollo, "comunican los distintos niveles del almacén y hacen mucho más rápidos los traslados de la mercancía”. 

Dispositivos de asistencia al picking

La preparación de pedidos también puede optimizarse mediante soluciones de asistencia al picking como el pick-to-light o picking por voz, que elevan la productividad y limitan el margen de error durante la recogida de productos. El e-commerce especializado en artículos de ferretería Aghasa Turis se dotó de dispositivos pick y put-to-light en su almacén en España para simplificar y agilizar el trabajo de los operarios. "Gracias a la ayuda de los sistemas pick y put-to-light, hemos aumentado la velocidad en el picking en un 15%", comenta Darío Alonso, presidente de la compañía.

Software especializado

 La digitalización de procesos logísticos evita cometer errores derivados de la gestión manual de un almacén. Un WMS como Easy WMS de Mecalux cuenta con múltiples funcionalidades avanzadas orientadas al comercio online como, por ejemplo, Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration, que sincroniza el catálogo online de la compañía con el stock físico de la instalación para eliminar errores; WMS para e-commerce, un módulo específico para adecuar las operativas de un almacén al comercio online; y Supply Chain Analytics, que permite al responsable logístico monitorizar diferentes KPI logísticos con vistas a evaluar el rendimiento real del almacén. El e-commerce de figuras de coleccionista Global Freaks confió en tres módulos de Easy WMS (Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration, WMS para e-commerce y Multi Carrier Shipping Software) para afrontar sus perspectivas de crecimiento. Como resultado, la firma ha triplicado el número de pedidos que pueden prepararse en el almacén.

Picking automatizado

El proceso de preparación de pedidos puede automatizarse equipando el almacén e-commerce con soluciones automatizadas como los transelevadores para cajas (miniload), que aceleran el depósito y extracción de mercancía. Este sistema se puede complementar con transportadores para cajas, que dinamizan el flujo de mercancías hasta las estaciones de preparación de pedidos. El fabricante de herramientas SAM Outillage ha equipado su centro logístico en Francia con un completo almacén automatizado para cajas. La robotización ha aportado un mayor rendimiento a las operativas, elevando la productividad en un 25%. Candice Aubert, responsable de Logística, lo explica: "Antes de renovar nuestro centro, los operarios andaban entre 10 y 12 km al día por el almacén para localizar las referencias que necesitaban. Con el almacén automatizado para cajas, la mercancía se traslada de forma automática hasta los puestos de preparación de pedidos".

La preparación de pedidos e-commerce demanda eficiencia

Las empresas con ventas e-commerce han de ajustar el funcionamiento de su logística a las tendencias de consumo ya establecidas en el mercado y a las características y estándares del comercio electrónico. La solución para ser competitivo en un entorno e-commerce es equipar el almacén con sistemas de almacenaje, tanto manuales como automáticos, que multipliquen la eficiencia de la preparación de pedidos y, sobre todo, limiten el número de errores en el picking. 

A ello también ayuda la implementación de un sistema de gestión de almacenes como Easy WMS, capaz de suprimir hasta en un 99% los errores en la preparación de pedidos manual.

Si estás interesado en aprovechar al máximo los beneficios que te puede brindar el e-commerce y así multiplicar el rendimiento de tu almacén, no dudes en contactar con nosotros. Un consultor experto te asesorará sobre la mejor solución para tu compañía.