Nota de remisión: qué incluye y para qué sirve

La nota de remisión, packing slip en inglés, es un documento mercantil imprescindible en logística porque se emplea como justificante: demuestra que el pedido se ha entregado correctamente al cliente final.

En un contexto en que los envíos son cada vez más rápidos y la externalización del transporte logístico va en aumento, es indispensable disponer de un documento que incluya toda la información del pedido a fin de facilitar su expedición, transporte y entrega.

¿Qué es la nota de remisión?

Una nota de remisión es un documento mercantil que tiene la función de dejar constancia de la entrega de un pedido. La persona que presenta el packing slip, emitido por la empresa que vende el producto, suele ser el transportista u operador logístico responsable de transportar los pedidos al destinatario final. En la nota de remisión se especifica la lista completa de los artículos que se han entregado al receptor del pedido. Además, el documento incluye el número de referencia de los artículos, sus características, así como las unidades de cada producto. El listado permite que el receptor pueda comprobar que ha recibido toda la mercancía solicitada.

La nota de remisión no solo es útil para que el comprador verifique que la mercancía recibida es correcta, sino que también sirve para que el emisor tenga un registro de la mercancía que sale del almacén. El documento ejerce de comprobante legal de entrega (proof of delivery) ante cualquier incidencia que pueda ocurrir.

¿Cuál es la diferencia entre una nota de remisión y una factura? Aunque ambos documentos son mercantiles, una nota de remisión es el justificante que indica los bienes físicos que se reciben y una factura es el documento comercial del pedido. Mientras que la nota de remisión contiene las características de los productos, la factura especifica los bienes vendidos: el precio de cada artículo, las condiciones o el método de pago, entre otros.

¿Qué datos incluye la nota de remisión?

Aunque no existe un único formato de nota de remisión, es recomendable que el documento que justifique la entrega de los pedidos contenga la siguiente información:

• Número de pedido y factura correspondiente
• Fecha de envío
• Datos del remitente
• Datos del destinatario
• Contenido del envío
• Peso y volumen de cada paquete
• Peso completo del envío
• Origen y destino de la mercancía
• Tipo y compañía de envío
• Fecha de recibo

Los datos que figuran en el packing slip pueden variar en función del tipo de empresa y de las mercancías que se entregan al destinatario final. Por ejemplo, si bien a veces sí que se detalla, no es obligatorio indicar el precio del producto. ¿Por qué? La función de la nota de remisión, a diferencia de la factura, es dejar constancia de la entrega del pedido, no de su valor comercial.

Beneficios del ‘packing slip’ en logística

A nivel logístico, la nota de remisión ofrece ventajas para la empresa que comercializa el producto, el operador logístico que lo transporta ─si es el caso─ y el destinatario final que recibe el pedido. Estas son las más destacadas:

• Sirve como certificado de entrega: es un documento legal que, de manera muy simple, certifica que una mercancía ha sido entregada a su destinatario de acuerdo a las condiciones pactadas.
• Optimiza la gestión de información del pedido: la nota de remisión ayuda a transportistas, compradores e, incluso, agentes de aduana a identificar el contenido de un paquete.
• Detecta errores: con el packing slip, el receptor del pedido puede comprobar de forma rápida y fácil si el número de productos recibidos coincide con los que había solicitado.
• Agiliza el proceso de devolución o reembolso: una nota de remisión permite simplificar la gestión de la información relacionada con la devolución o reembolso de un producto que, por ejemplo, pueda haberse dañado durante el proceso de envío. El estándar de devolución gratuita ha multiplicado el valor de la nota de remisión.

Software para automatizar la nota de remisión

Con las nuevas tecnologías es posible automatizar la recopilación de toda la información que incluye la nota de remisión y, de ese modo, ahorrar tiempo y minimizar errores derivados de la gestión manual.

Las empresas que cuentan con un sistema de gestión de almacenes, como Easy WMS, son capaces de digitalizar la verificación y el control documental durante la fase de expedición de la mercancía. El software tiene presente las normas de etiquetado y documentación del transportista para facilitar la distribución de los pedidos. Easy WMS se encarga de generar y expedir la nota de remisión que corresponde a cada pedido para que el envío sea eficaz. Para gestionar la logística de terceros con eficiencia, el software cuenta con el módulo avanzado Multi Carrier Shipping Software, que permite imprimir etiquetas compatibles con las principales agencias de transporte y asignar los números de seguimiento de cada bulto ya desde el almacén. La multinacional alimentaria Danone emplea el módulo Multi Carrier Shipping en su almacén de Valdemoro (España) a fin de comunicarse con MRW, la agencia de transporte que distribuye sus pedidos. "Cuando MRW llega al almacén, sus operadores solo deben recoger los pedidos preparados, porque ya tienen toda la información automáticamente en su sistema. Hemos ganado mucho en cuanto a eficiencia”, explica Eduardo Puerto, Supply Chain Director Iberia de Danone.

Durante el proceso de envío, cada vez es más común emplear una prueba de entrega electrónica (PEE), también conocida en inglés como proof of delivery (POD). Al igual que en el caso de la nota de remisión, la prueba de entrega electrónica se emplea como justificante mediante el cual una persona o empresa (comprador) admite haber recibido de otra empresa (emisor) un bien o una serie de bienes en las cantidades y el tiempo acordados previamente. La confirmación se realiza de forma digital a través de una firma electrónica.

Nota de remisión, el documento que justifica la entrega del pedido

El packing slip es el colofón a una cadena de suministro eficiente y una manera de rubricar en un papel que se ha logrado el objetivo final: entregar el pedido y cumplir con el servicio logístico de modo eficiente. Hoy en día, la logística necesita que la gestión de toda la información sea lo más ágil posible, más si cabe con la externalización del transporte a terceros. En este sentido, la nota de remisión es uno de los mejores aliados para todos los actores que participan en la logística de salida.

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