Picking sin papel: qué es, tecnologías, ventajas e implementación
El picking sin papel es una práctica consolidada en los almacenes que han digitalizado sus operaciones. Ante un número cada vez mayor de referencias y envíos, las empresas recurren a la tecnología para impulsar la agilidad y la precisión. Al sustituir los documentos impresos por instrucciones digitales, los operadores reciben información actualizada y pueden validar cada tarea al instante. Además, el registro de los movimientos proporciona una visión completa de la actividad logística.
En este artículo veremos cómo se preparan los pedidos sin papel, qué tecnologías pueden utilizarse y cómo implementar este sistema en el almacén.
¿Qué es el picking sin papel?
El picking sin papel consiste en preparar los pedidos siguiendo las instrucciones de un sistema de gestión de almacenes (WMS). En los centros logísticos que todavía no han adoptado este método, los operadores imprimen listas de productos que deben localizar, las cantidades a surtir y las ubicaciones a las que dirigirse.
En el picking sin papel, toda la información se transmite digitalmente a los dispositivos que utilizan los operadores ─como terminales de radiofrecuencia, tablets, lectores o sistemas de voz─. El WMS recibe los pedidos, organiza las tareas y envía a cada persona las instrucciones para completarlas.
El paperless picking no es una tecnología concreta, sino una forma de ejecutar la preparación de pedidos que puede aplicarse mediante distintas soluciones digitales, que se escogen en función de las características de cada almacén.
¿Cómo funciona el picking sin papel?
El picking sin papel comienza cuando el sistema WMS de gestión de almacenes recibe los pedidos desde el ERP. El WMS determina qué productos deben surtirse, dónde se encuentran, en qué orden conviene localizarlos y quién debe realizar cada tarea.
Con esta información, los operadores recorren la instalación para encontrar los artículos y extraer las cantidades solicitadas. En los almacenes automatizados, el WMS coordina también los equipos que trasladan la mercancía a la estación de trabajo donde el personal completa cada pedido.
Los operadores confirman la acción realizada, por ejemplo, al escanear un código de barras o mediante un sistema de voz. A continuación, el WMS actualiza el inventario y envía la siguiente instrucción. Cuando se han reunido todos los productos, los pedidos pasan a la zona de acondicionamiento para su expedición.
Ventajas del picking sin papel
Imprimir listas puede ser suficiente en operaciones sencillas y estables. Sin embargo, presenta limitaciones cuando aumenta el número de pedidos. Si se modifica la prioridad de una orden o se produce una falta de stock, la información impresa deja de estar actualizada. Resolver estas situaciones exige generar nuevos documentos o transmitir los cambios por otros medios, lo que retrasa la respuesta del almacén.
El uso de papel ofrece poca visibilidad sobre el estado de cada pedido. Los operadores consultan las instrucciones impresas, realizan la recolección y, después, registran la actividad. Esta separación entre la tarea física y su registro puede dar lugar a errores y a una doble captura de datos. Si se utiliza un software, cualquier acción queda actualizada al instante.
Entre sus principales ventajas se encuentran:
- Mayor precisión y reducción de errores. El sistema valida cada recolección en tiempo real y avisa al operador si selecciona una ubicación, un producto o una cantidad incorrectos.
- Aumento de la productividad. Se eliminan tareas administrativas. Además, el WMS organiza las rutas para minimizar los desplazamientos.
- Inventario actualizado en tiempo real. Cada movimiento queda registrado al completarse, por lo que el stock refleja la situación real del almacén.
- Más trazabilidad y visibilidad. Los responsables pueden consultar el estado de los pedidos y conocer quién ha realizado cada recolección.
- Capacidad para gestionar un mayor volumen. La asignación digital de tareas facilita la distribución del trabajo para dar respuesta a picos de demanda.
- Mejor experiencia del operador. Las instrucciones son claras y se presentan paso a paso. Algunas tecnologías, como el voice picking o los wearables, permiten trabajar con las manos libres.
- Menor consumo de papel. Al prescindir de listas impresas, el uso de documentos en la preparación de pedidos disminuye.
Tecnologías utilizadas en el picking sin papel y cómo elegir una
La preparación de pedidos es una forma de trabajar que puede aplicarse con distintos dispositivos conectados al WMS:
- Terminales de radiofrecuencia y lectores de códigos de barras. Son una de las opciones más extendidas. El operador consulta las tareas en un equipo portátil y escanea los códigos de barras de las ubicaciones o los productos para confirmar cada recolección. Al no requerir equipos fijos en los racks, esta solución se utiliza en distintas zonas del almacén. Como contrapartida, el terminal suele ocupar una mano durante la preparación de pedidos.
- Tablets y dispositivos móviles. Funcionan de modo similar a los terminales de radiofrecuencia, pero su pantalla más grande muestra información adicional, como imágenes o instrucciones específicas. Resultan adecuados para preparaciones complejas o procesos que requieren consultar más datos. Sin embargo, su tamaño puede hacerlos menos prácticos para operaciones muy intensivas si se llevan en la mano.
- Voice picking. El personal recibe las indicaciones por unos audífonos y confirma las acciones mediante comandos de voz. Resulta útil en tareas que requieren manejar cajas, conducir equipos de manejo de materiales o recorrer largas distancias. También puede ser una opción adecuada para almacenes refrigerados, dado que manejar una pantalla con guantes resulta incómodo. El picking por voz requiere capacitar a los usuarios y asegurar que el entorno de trabajo no dificulte la comunicación oral.
- Sistemas de guiado luminoso. Emplean luces instaladas en los racks o en las estaciones de trabajo para indicar dónde surtir o depositar cada artículo. En el pick-to-light, las señales identifican de dónde debe extraerse el producto. El put-to-light, por su parte, se usa para clasificar la mercancía y depositarla en el contenedor o pedido correspondiente. Son soluciones adecuadas para zonas con referencias de alta rotación y ubicaciones estables. Si la distribución del almacén cambia con frecuencia, será necesario reconfigurar los indicadores luminosos.
- Wearables. Son dispositivos que el operador lleva puestos durante la preparación de pedidos, como lectores de códigos de barras en forma de anillo o terminales de muñeca, de modo que las manos quedan libres para manejar la mercancía. Al implementarlos, es necesario verificar que sean cómodos y que su batería dure toda la jornada.
- Visual picking o pick-by-vision. El operador recibe información visual en su campo de visión mientras mantiene las manos libres. Puede ser útil en procesos complejos que requieren identificar productos similares o seguir instrucciones detalladas. Su implementación suele exigir una mayor inversión y un periodo de adaptación más largo que otras alternativas.
No existe una única tecnología válida para todas las instalaciones. Muchas combinan varias soluciones según las características de cada zona: por ejemplo, pueden utilizarse terminales de radiofrecuencia en la mayor parte del almacén, sistemas de guiado luminoso para gestionar las referencias de alta rotación y put-to-light para clasificar los pedidos antes de su expedición.
Cómo el WMS coordina el picking sin papel
El dispositivo que usa un operador ─un terminal de radiofrecuencia, una tablet o el pick-to-light─ no organiza por sí solo la preparación de pedidos. Su función consiste en mostrar las instrucciones y transmitir la confirmación de cada tarea. El WMS es el elemento que hace posible esta forma de trabajo.
La conexión entre el software y los dispositivos permite que cada movimiento quede registrado en el momento en que se realiza. Si un pedido cambia de prioridad o falta un producto, el WMS puede modificar las instrucciones antes de que el operador avance con una tarea desactualizada.
La capacidad de coordinar diferentes tecnologías es una de las funcionalidades de Easy WMS. El sistema de gestión de almacenes de Mecalux dirige la preparación mediante terminales de radiofrecuencia, voice picking o sistemas pick-to-light y put-to-light. Las empresas pueden establecer un método distinto para cada zona o tipo de pedido y combinar varias soluciones dentro de una misma instalación.
Pasar de las listas impresas al picking sin papel facilita la preparación de pedidos cuando la operación crece o se vuelve más compleja. Ese es el caso del fabricante esloveno de artículos de cristal Steklarna Rogaška, que sustituyó sus documentos en papel por terminales de radiofrecuencia guiados por Easy WMS. El software permite a la compañía gestionar cuatro almacenes de forma combinada con capacidad para más de 5,000 referencias.
Picking sin papel en almacenes automatizados
En los almacenes automatizados, el picking sin papel va más allá de sustituir las listas impresas por instrucciones digitales de un WMS. La preparación de pedidos se combina con equipos de manejo de materiales que ejecutan los movimientos de mercancía y facilitan el trabajo. El software actúa como el cerebro que dirige y coordina los recursos para que los productos lleguen a la estación de picking en el momento adecuado y guía al operador durante toda la tarea.
Los almacenes de cajas con transelevador miniload y el Sistema Shuttle son dos soluciones habituales para preparar pedidos siguiendo el criterio ‘producto a persona’ en instalaciones automatizadas. Los transportadores de cajas trasladan la mercancía desde las ubicaciones hasta las estaciones de trabajo. El operador permanece en su estación, recibe los artículos necesarios y sigue las indicaciones de una pantalla o dispositivos luminosos.
Para aumentar la productividad, pueden instalarse estaciones de picking de alto rendimiento. Permiten disponer de varias cajas de referencias y pedidos al mismo tiempo mientras el WMS indica en una pantalla qué productos debe extraer el operador y en qué cantidad.
La automatización requiere varias capas de software: el WMS gestiona el inventario y planifica los pedidos, el warehouse control system (WCS) transmite las órdenes a las máquinas y el warehouse execution system (WES) coordina las tareas y los recursos disponibles. En el caso de Mecalux, Easy WMS incorpora las funcionalidades de Easy WES y se integra con Easy WCS para mantener el flujo de mercancía y registrar cada operación.
Cómo implementar un sistema de picking sin papel
El picking sin papel debe adaptarse a las necesidades y al ritmo de cada almacén. Para implementarlo, es recomendable seguir estos pasos:
- Analizar el proceso actual. Debe conocerse cómo se preparan los pedidos y qué información utilizan los operadores.
- Identificar los cuellos de botella. Es necesario detectar desplazamientos excesivos, errores o tiempos de espera.
- Elegir la tecnología adecuada. La decisión debe responder al volumen de pedidos, los productos y la distribución del almacén.
- Implementar un WMS. El sistema organiza las tareas y conecta la operación física con su registro digital.
- Etiquetar las ubicaciones con códigos de barras. Así, cada escaneo confirma que se ha llegado a la ubicación correcta.
- Instalar dispositivos de ayuda. Los terminales, lectores o sistemas de voz pueden incorporarse por zonas.
- Capacitar al personal. Es necesario para facilitar la adopción de las nuevas herramientas digitales.
- Medir los KPI. Indicadores como los errores, el tiempo de preparación y los pedidos completados permiten evaluar la nueva operación y detectar oportunidades de mejora.
El picking sin papel puede implementarse de forma progresiva, comenzando con un WMS y dispositivos básicos antes de ampliar la solución.
Digitalizar el picking según cada necesidad
El picking sin papel no está reservado a grandes centros de distribución ni exige automatizar todo el almacén. Una instalación pequeña puede comenzar sustituyendo las listas por instrucciones en terminales y escáneres, mientras que otra con un volumen elevado puede combinar varias tecnologías o integrar equipos automatizados. Lo importante es partir de las necesidades de la operación y elegir una solución que facilite el trabajo diario, mantenga la información actualizada y evolucione con el negocio. Con una implementación gradual, la preparación de pedidos gana capacidad de respuesta ante los cambios sin añadir complejidad.