Precisión de inventario: qué es, por qué es importante y cómo mejorarla

La precisión de inventario es uno de los pilares de una gestión logística eficiente. Conocer de forma exhaustiva qué productos hay disponibles, dónde se encuentran y en qué cantidades permite tomar decisiones operativas confiables y garantizar la continuidad de las operaciones.

Una baja precisión de inventario puede traducirse en quiebres de inventario, retrasos en los pedidos, errores en la preparación o compras innecesarias. Por el contrario, mantener registros confiables del inventario contribuye a mejorar la disponibilidad de inventario, reducir errores operativos y aumentar la eficiencia del almacén.

En este artículo analizamos qué se entiende por precisión de inventario, por qué es tan importante en la gestión del almacén y qué prácticas ayudan a mantenerla en niveles adecuados.

¿Qué es la precisión del inventario?

La precisión de inventario compara el grado de coincidencia entre las existencias teóricas y el inventario físico disponible en el almacén. En otras palabras, mide hasta qué punto los registros del sistema de gestión reflejan con precisión la realidad operativa, tanto en cantidades como en ubicaciones de los productos.

Cuando la precisión es alta, los responsables logísticos pueden confiar en la información disponible para planificar reposiciones, preparar pedidos o reorganizar determinadas zonas. En cambio, si los datos presentan discrepancias frecuentes con el inventario físico, se eleva el riesgo de errores operativos y decisiones incorrectas.

Importancia de la precisión de inventario

Mantener un alto nivel de precisión en el inventario es fundamental para el funcionamiento de la cadena de suministro. Cuando la información del almacén es confiable, las empresas pueden coordinar mejor sus operaciones y evitar incidencias logísticas. Entre los principales beneficios destacan:

• Mejora del nivel de servicio. Una información rigurosa permite confirmar la disponibilidad real de los productos y prevenir cancelaciones o retrasos en los pedidos.
• Optimización de las operaciones del almacén. Los operadores pueden localizar los productos con mayor rapidez y acortar los tiempos de preparación.
• Mejor planificación del abastecimiento. Con datos confiables, los responsables pueden ajustar las compras a la demanda real y eliminar tanto quiebres de inventario como el sobrestock.
• Disminución de costos operativos. Al simplificar la planificación del abastecimiento y reducir los quiebres de inventario, un inventario preciso contribuye a una gestión optimizada de las existencias y a la reducción de costos operativos, además de eliminar movimientos y revisiones innecesarias de mercancía.
• Mayor visibilidad de la cadena de suministro. La precisión del inventario proporciona información confiable sobre el inventario disponible, lo que facilita la planificación, la coordinación entre departamentos y la gestión eficiente de las operaciones.

¿Qué KPI se utilizan para determinar la precisión del inventario?

En logística, la precisión del inventario suele medirse mediante distintos indicadores clave de rendimiento (KPI). Uno de los más utilizados es el ERI (exactitud de registro de inventario), que calcula el porcentaje de coincidencia entre el inventario contabilizado en el sistema de gestión y el inventario físico. La fórmula del ERI suele expresarse como:

ERI (%) = (Unidades correctas / Total de unidades verificadas) × 100

Además del ERI, otros KPI de inventario pueden servir como referencia indirecta para evaluar el nivel de precisión:

• Contracción de inventario. Mide la diferencia entre las existencias registradas y el inventario real que se produce como consecuencia de pérdidas, daños o errores administrativos. Un valor elevado puede indicar problemas en el control de las referencias.
• Tasa de ajustes de inventario. Refleja la frecuencia con la que se deben realizar ajustes en el sistema para que el inventario registrado coincida con el inventario físico.
• Índice de quiebres de inventario. Un número elevado de faltantes inesperados puede ser señal de discrepancias entre el inventario contabilizado y el inventario disponible.
• Preparación de pedidos sin errores. Las equivocaciones comunes en el picking pueden estar relacionadas con información incorrecta sobre ubicaciones o cantidades registradas en el sistema.
• ERU. El error en la recepción de unidades (ERU) mide las discrepancias detectadas en la entrada de mercancía, ya sea por diferencias en cantidades, referencias o estado de los productos recibidos.

El seguimiento combinado de estos indicadores permite detectar desviaciones en los registros y evaluar hasta qué punto el inventario está realmente bajo control.

¿Qué se considera normal en cuanto a precisión de inventario?

El objetivo de cualquier almacén es mantener una precisión de inventario cercana al 100%. Sin embargo, en la práctica pueden aparecer pequeñas discrepancias debido a errores humanos, daños en la mercancía, movimientos no contabilizados o incidencias operativas.

Por este motivo, las empresas suelen trabajar con rangos de referencia a fin de evaluar el nivel de confiabilidad de los registros del almacén.

• Más del 98-99%: nivel de excelencia. Una precisión superior al 98% suele considerarse muy elevada. Es habitual en almacenes altamente automatizados o gestionados con sistemas WMS de gestión de almacenes. En estos entornos, la digitalización de los procesos y el registro automático de movimientos ayudan a minimizar errores y mantener datos confiables.
• Entre el 95 y el 98%: nivel adecuado. Numerosas operaciones logísticas trabajan dentro de este rango. Aunque pueden existir pequeñas discrepancias entre el inventario físico y el registrado en el sistema, su impacto en la operación suele ser limitado.
• Por debajo del 95%: riesgo operativo. Cuando la precisión desciende por debajo de este umbral, es más probable que aparezcan problemas como quiebres de inventario o errores en pedidos, además de ajustes frecuentes en los registros.

¿Cómo mejorar la precisión de inventario?

La mejora de la precisión del inventario no depende solo de la tecnología. Aunque los sistemas de gestión juegan un papel importante, también influyen las prácticas operativas del almacén y los procedimientos de control. Algunas de las estrategias más habituales incluyen:

• Implantar recuentos cíclicos. Los recuentos periódicos de determinadas ubicaciones o productos permiten detectar discrepancias antes de que se conviertan en problemas mayores.
• Estandarizar los procesos operativos. Definir procedimientos claros para la recepción, almacenamiento, picking y expedición limita los errores en la anotación de movimientos.
• Capacitar al personal del almacén. Una óptima capacitación de los operadores es esencial para evitar errores en el registro de mercancías o en la manipulación de productos.
• Utilizar tecnologías de identificación. Tecnologías como los códigos de barras o RFID, junto con dispositivos de escaneo, facilitan el registro exacto de cada movimiento.
• Implementar un WMS. Un sistema WMS de gestión de almacenes especializado controla las ubicaciones, registra los movimientos de mercancía y mantiene actualizado el inventario en tiempo real.

La combinación de tecnología, procesos bien definidos y disciplina operativa es primordial para alcanzar un alto nivel de precisión.

Ejemplo práctico: optimización de la precisión del inventario

Un ejemplo de cómo la digitalización elimina fallas en el control del inventario es el de Sarkany, empresa argentina especializada en calzado y accesorios.

Tras implementar Easy WMS, el WMS de Mecalux, en su centro logístico de Buenos Aires, la compañía logró optimizar diversas áreas de su operación, especialmente el control del inventario. Como resultado, el porcentaje de incidencias en el inventario se redujo a un 1.5%, lo que incrementó la confiabilidad de los registros y la eficiencia de las operaciones logísticas. En definitiva, mejorar el control del inventario contribuye a mantener altos niveles de precisión en el almacén.

La precisión de inventario como base de una logística productiva

La precisión de inventario influye directamente en la eficiencia y confiabilidad de las operaciones logísticas. Cuando los registros del almacén reflejan la realidad, las empresas pueden planificar mejor sus actividades y ofrecer un óptimo servicio al cliente. Para mantener niveles elevados de precisión es necesario combinar buenas prácticas operativas, un control continuo de las existencias teóricas y herramientas tecnológicas apropiadas que ayuden a contabilizar los movimientos de mercancía con mayor confiabilidad.