Características y funcionalidades clave de un software WMS moderno

Las funcionalidades de un sistema de gestión de almacenes (WMS) son uno de los principales aspectos que conviene analizar antes de digitalizar los procesos logísticos de una empresa. Además de controlar el inventario, un WMS puede incorporar herramientas para coordinar operaciones más complejas, como el abastecimiento de producción o la distribución de mercancía entre establecimientos.

En este artículo revisamos las funcionalidades que debería ofrecer un software de gestión de almacenes y los criterios que conviene evaluar antes de elegir una solución.

Las funcionalidades de un software de gestión de almacenes

Las funcionalidades de un WMS son el conjunto de herramientas que utiliza el sistema para coordinar las operaciones de una instalación logística. Intervienen en tareas como la recepción de la mercancía, el control del stock o la preparación de pedidos. Sin embargo, como no todos los almacenes son iguales, contar con un software flexible es fundamental para ajustar los procesos a las necesidades específicas de la empresa.

En numerosas ocasiones, estas funcionalidades se agrupan en módulos que pueden incorporarse según los requisitos del negocio. Así, las capacidades de un WMS pueden variar considerablemente de una solución a otra.

Al elegir un software, es recomendable considerar las necesidades futuras además de las actuales del almacén. Un WMS con las funcionalidades adecuadas se adaptará a nuevos procesos sin tener que sustituir el sistema cuando la logística evolucione.

Lista de funcionalidades que debería tener un WMS moderno

No todos los software de almacén incorporan las mismas funcionalidades. Mientras algunas resultan imprescindibles para cualquier instalación logística, otras responden a necesidades específicas, como la automatización, la gestión de varios canales de venta o la integración con otros sistemas. La siguiente tabla resume las principales capacidades que puede ofrecer un WMS moderno y sirve como guía de los apartados que se desarrollarán a continuación.

Características y funcionalidades esenciales de un WMS

Las funcionalidades de un WMS abarcan desde el control del inventario hasta la preparación de pedidos. A continuación, vemos cómo distintas empresas las aplican en sus operaciones diarias.

Visibilidad del inventario en tiempo real

El WMS permite conocer en todo momento la cantidad disponible de cada referencia y su ubicación exacta. Esta información se actualiza automáticamente con cada recepción, movimiento o expedición, lo que permite consultar el inventario en tiempo real, localizar rápidamente cualquier producto y mejorar la planificación de las operaciones.

La visibilidad del inventario en tiempo real fue uno de los motivos que llevó a Electrolux a instalar el software Easy WMS de Mecalux en su almacén de Colombia. Con esta solución, la empresa gestiona más de 250,000 referencias sin errores.

Recepción de mercancías

El software de almacén verifica la información del envío, gestiona incidencias y asigna una ubicación antes de que la mercancía pase a formar parte del inventario. Si la empresa trabaja con advanced shipping notice (ASN), el sistema puede identificar los artículos y reservar el espacio donde se depositarán incluso antes de que entren al almacén.

Así ocurre en ICF, fabricante italiano de tornillos y sistemas de fijación. El ERP comunica a Easy WMS los productos que recibirá para que determine la ubicación más adecuada mediante un conjunto de reglas y algoritmos. De este modo, la compañía mantiene la trazabilidad de sus 1,500 referencias.

Ubicación automática

El WMS decide dónde almacenar la mercancía según criterios como la rotación o las características de la carga, asignando a cada producto la ubicación más adecuada para agilizar los movimientos y evitar desplazamientos innecesarios. Una distribución estratégica del stock optimiza el espacio y facilita todas las operaciones.

Easy WMS asigna una ubicación a cada referencia del laboratorio dermatológico Innoaesthetics considerando variables como el nivel de demanda. El software aplica el método PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas) para que los primeros productos en entrar en el almacén sean también los primeros en expedirse.

Reabastecimiento

El reabastecimiento garantiza que las zonas de trabajo cuenten siempre con el stock necesario. El WMS supervisa las existencias y genera órdenes de reabastecimiento cuando detecta que es necesario trasladar mercancía desde las ubicaciones de reserva.

En Unidroco, mayorista español de droguería y perfumería, Easy WMS coordina el reabastecimiento automático de productos sin interrumpir la preparación de pedidos. Las ubicaciones de picking disponen siempre del stock necesario.

Preparación de pedidos

El WMS organiza la preparación de pedidos de forma eficiente, priorizando las órdenes según su urgencia y fecha de entrega y definiendo las rutas más adecuadas para que los operadores recorran el almacén en el menor tiempo posible. Para guiar y agilizar estas operaciones, el sistema se integra con tecnologías como terminales de radiofrecuencia, voice picking o sistemas pick-to-light.

En Gibon, mayorista esloveno de componentes electrónicos con 3,000 pedidos diarios, el picking es uno de los procesos más exigentes, ya que concentra el 85 % del tiempo de trabajo. Desde su implementación, la empresa ha pasado de preparar los pedidos uno a uno a completar hasta 32 pedidos en un mismo recorrido.

‘Packing’ y expediciones

El WMS verifica que cada envío esté completo y sea correcto antes de salir del almacén. El sistema genera las etiquetas, valida cada paquete y comprueba que el contenido coincida con el pedido, y se asegura de que se incluya la documentación correspondiente. De este modo, se reducen los errores de expedición y se garantiza que la mercancía llegue al cliente correctamente identificada y preparada para su transporte.

Personalizar cada envío sin cometer errores resulta fundamental cuando una empresa vende a través de varios canales. En el almacén de la marca francesa de moda Rouje, el módulo Value-Added Services (VAS) de Easy WMS envía instrucciones durante el empaque para incorporar elementos específicos cuando sea necesario, como por ejemplo una tote bag.

Conteos

En este proceso se verifica que las cantidades registradas en el sistema coincidan con la mercancía disponible. El WMS organiza conteos cíclicos sin interrumpir la actividad del almacén y actualiza el inventario cuando detecta diferencias.

Antes de implementar Easy WMS, un operador de Établissements Moiret podía tardar varias semanas en completar el inventario físico. “Con Easy WMS, solo necesita una hora”, indica este distribuidor francés de especias y condimentos.

Reportes y analítica

Un buen WMS también recopila y analiza información para facilitar la toma de decisiones. Mediante dashboards y reportes personalizables, los responsables logísticos pueden consultar indicadores como la ocupación del almacén, el nivel de stock, la productividad de los operadores, el estado de los pedidos o los tiempos de preparación y expedición. Estos datos permiten detectar oportunidades de mejora, anticiparse a posibles desviaciones y evaluar el rendimiento de la instalación.

En Browne, fabricante canadiense de utensilios de cocina, Easy WMS proporciona datos de ocupación, que se mantiene entre el 80 % y el 90 %, y sobre la productividad de los operadores, capaces de alcanzar las 150 líneas por hora con una precisión superior al 99 %.

Características avanzadas de un software de gestión de almacenes

Además de las funcionalidades básicas, algunos WMS incorporan capacidades avanzadas para gestionar procesos más complejos. Estas herramientas amplían el alcance del software y permiten responder a nuevos requerimientos.

Slotting para WMS

Una distribución adecuada de la mercancía influye en todos los procesos del almacén. Con una funcionalidad de slotting, el WMS determina la mejor ubicación a partir del análisis de la demanda actual, histórica o pronosticada.

Por ejemplo, Easy WMS de Mecalux ofrece el módulo Slotting para WMS, que analiza la rotación de los productos y propone cambios de ubicación. El objetivo es reducir desplazamientos y mejorar el rendimiento.

Labor Management System (LMS)

Esta solución aporta una visión detallada de la actividad del almacén. A partir de los datos recopilados, los responsables logísticos pueden conocer el estado de los procesos, dimensionar los recursos necesarios e identificar oportunidades de mejora para aumentar la productividad.

Easy WMS cuenta con el módulo Labor Management System (LMS), que compara el rendimiento esperado con el real para detectar desviaciones y mejorar la asignación de recursos.

Yard Management System (YMS)

En los andenes de carga se concentran las recepciones y las expediciones de mercancía. Un WMS coordina la llegada de camiones, asigna andenes y prioriza las operaciones según la prioridad y la disponibilidad.

Con el módulo Yard Management System (YMS) de Easy WMS, los responsables logísticos pueden programar las citas de carga y descarga para reducir los tiempos de espera y evitar cuellos de botella.

Multi-Carrier Shipping Software

El WMS automatiza la comunicación con los transportistas, genera la documentación necesaria y permite configurar distintos modos de empacado según el cliente, el transportista o el tipo de servicio.

Esta capacidad está disponible en Easy WMS mediante Multi-Carrier Shipping Software, un módulo que gestiona las expediciones con múltiples transportistas desde una única plataforma.

Store Fulfillment

Las empresas que cuentan con distintos establecimientos físicos pueden utilizar esta funcionalidad para gestionar su inventario. El WMS sincroniza el stock y las operaciones entre los almacenes y la red de tiendas.

Con el módulo Store Fulfillment, Easy WMS ejecuta tareas como los reabastecimientos, las transferencias de mercancía o las devoluciones entre varios establecimientos.

WMS para Producción

Las empresas que cuentan con almacenes vinculados con las áreas de producción emplean el WMS para asegurar que las líneas de producción dispongan de las materias primas necesarias, además de para registrar los productos terminados a medida que se generan.

El módulo WMS para Producción de Mecalux indica al MES (manufacturing execution system) el abastecimiento requerido por producción. Al mismo tiempo, registra los productos terminados generados durante la jornada.

Integración con Marketplaces

Las empresas que venden sus productos a través de distintos canales pueden integrar el WMS con marketplaces y plataformas de comercio electrónico. El sistema sincroniza los pedidos, el inventario y el estado de los envíos para mantener la información actualizada y minimizar las tareas manuales.

En el caso de Mecalux, el módulo Integración con Marketplaces es compatible con los principales marketplaces, como Amazon o eBay, y con las plataformas de e-commerce más utilizadas, como Prestashop.

Software para operadores logísticos (3PL)

La logística 3PL se caracteriza por su complejidad. Estos proveedores gestionan mercancía de diferentes empresas y coordinan actividades como el abastecimiento, el almacenamiento, la preparación y la distribución de pedidos.

El módulo Software para operadores logísticos (3PL) de Easy WMS mantiene separado el inventario de cada cliente, al que informa sobre el estado de su stock. Además, adapta los procesos a cada cliente y registra automáticamente los servicios realizados para facilitar su facturación.

Value-Added Services (VAS)

La personalización de artículos y pedidos es una práctica cada vez más habitual. Por ejemplo, las empresas pueden utilizar empaques sostenibles, incorporar etiquetas con su logotipo o marca, agregar papeles o virutas de colores o incluir tarjetas impresas, entre otras opciones.

Easy WMS cuenta con el módulo Value-Added Services (VAS), un sistema que envía instrucciones a los operadores y garantiza que cada tarea se ejecute siguiendo los requisitos definidos para cada pedido.

Capacidades técnicas que debe tener el software de almacén

Además de las funcionalidades orientadas a la logística, un WMS debe cumplir una serie de especificaciones técnicas que faciliten su implementación e integración con los sistemas de la empresa. Estos aspectos influyen tanto en el rendimiento del sistema como en su capacidad para adaptarse al crecimiento de la empresa.

Cloud / SaaS

Un WMS en modalidad software as a service (SaaS) se aloja en la nube, por lo que no requiere servidores propios para implementar el software. Los usuarios pueden acceder al sistema desde un navegador web o una aplicación móvil, mientras que el proveedor gestiona el mantenimiento e implementa las actualizaciones mediante un modelo de suscripción.

En Mecalux, Easy WMS está disponible en modalidad SaaS, lo que agiliza la implementación del software y permite ampliar o reducir el número de licencias según las necesidades de cada empresa mediante un modelo de suscripción.

Integración con el ERP

La integración con el ERP permite que el WMS se conecte con los demás sistemas de la empresa. Pedidos, inventario y expediciones se actualizan en ambos sistemas, evitando la duplicación de tareas y garantizando que todas las áreas compartan la misma información.

API

Las API permiten que el WMS se conecte con otras aplicaciones. Mediante estas interfaces, el software puede intercambiar información con sistemas de gestión de transporte (TMS) o sistemas de ejecución de manufactura (MES), además de incorporar nuevas herramientas conforme evolucionan las necesidades de la empresa.

Sincronización en tiempo real

Un WMS moderno intercambia información con otros sistemas en tiempo real. De este modo, cualquier recepción, movimiento de mercancía o expedición se registra al instante y se evita que distintos departamentos trabajen con datos desactualizados.

Configurabilidad y personalización

Un WMS permite configurar flujos de trabajo, reglas o permisos para adaptarse a la operación de cada empresa. Cuando se necesitan funciones muy específicas, también es posible incorporar desarrollos personalizados.

Escalabilidad

Las necesidades logísticas evolucionan con el tiempo. Un WMS escalable puede gestionar un mayor volumen de pedidos, nuevas referencias o almacenes adicionales sin afectar su rendimiento. De este modo, el negocio puede crecer sin tener que reemplazar el software.

Experiencia de usuario

Un WMS debe presentar los procesos de forma clara para que los operadores ejecuten las tareas con rapidez. Además, una interfaz intuitiva facilita la navegación entre los distintos menús y el acceso a la información cuando se necesita.

Easy WMS de Mecalux cuenta con una interfaz para terminales de radiofrecuencia que organiza la información según cada proceso, con filtros, iconos y opciones de mensajería que facilitan la comunicación entre los equipos.

Inteligencia artificial

La IA se integra cada vez más en los WMS para analizar grandes volúmenes de datos, detectar patrones y generar recomendaciones. Gracias a estas capacidades, los responsables de la supply chain pueden anticipar necesidades, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones.

Funcionalidades del WMS para almacenes automatizados

Un software de gestión moderno debe ser capaz de comunicarse con equipos y sistemas automatizados, aunque sean de distintos fabricantes. La integración con soluciones robóticas permite automatizar los movimientos de mercancía.

WES y WCS

En un almacén automatizado intervienen múltiples sistemas que operan de manera simultánea. Mientras que un warehouse execution system (WES), como Easy WES de Mecalux, organiza las operaciones y asigna las tareas a los equipos, un warehouse control system (WCS) como Easy WCS controla el funcionamiento de las máquinas y les transmite las órdenes correspondientes. La comunicación entre ambas soluciones y el WMS mantiene sincronizadas todas las operaciones.

AGV

Los vehículos de guiado automático (AGV) trasladan mercancía entre distintos puntos del almacén a través de rutas predefinidas. Al integrarse con el WMS, reciben las órdenes que indican el origen y el destino de cada movimiento.

Easy WMS cuenta con una funcionalidad de integración con AGV que permite enviar instrucciones a estos vehículos y supervisar el cumplimiento de las instrucciones. La solución puede comunicarse con AGV de otros fabricantes.

AMR

Los robots móviles autónomos (AMR) son vehículos inteligentes capaces de transportar cargas ─tanto tarimas como cajas─ en espacios interiores de forma autónoma. Al estar conectados al WMS, reciben las órdenes y comparten información sobre el estado de cada operación para mantener sincronizados los movimientos de mercancía.

Los AMR de Mecalux operan junto con un software de gestión de flotas, integrado con Easy WMS, que supervisa la flota de robots y optimiza los desplazamientos en el almacén.

Transportadores y almacenamiento automatizado

Los almacenes automatizados manejan la mercancía sin intervención manual. Mientras los transportadores desplazan tarimas o cajas entre las distintas zonas de la instalación, los transelevadores depositan y extraen los productos de sus ubicaciones. El WMS determina las tareas que deben realizarse, comunica las órdenes a los sistemas que controlan los equipos automatizados y mantiene actualizado el inventario en tiempo real.

Pallet Shuttle

El Pallet Shuttle es una solución de alta densidad equipada con carros eléctricos que desplazan las tarimas de forma automática dentro de los canales de almacenamiento. En las versiones semiautomáticas, los operadores utilizan montacargas para colocar el shuttle en cada canal y trasladarlo de una ubicación a otra, mientras que el WMS organiza las órdenes de almacenamiento y retiro y controla el inventario en tiempo real.

Easy WMS incorpora el módulo Integración con Pallet Shuttle para enviar las órdenes de entrada y salida de la mercancía a los shuttles y mantener actualizado el inventario. En las versiones automatizadas, como Pallet Shuttle Automático 3D, el WMS coordina las operaciones junto con un software de gestión de flotas, que distribuye las órdenes entre los equipos y supervisa sus desplazamientos.

Cobots

Los robots colaborativos (cobots) trabajan junto con los operadores para automatizar tareas repetitivas o de precisión sin reemplazar su intervención. Pueden participar en procesos como el picking, el entarimado, el desentarimado o el manejo de artículos. Integrados con el WMS, reciben órdenes de trabajo y reportan cada acción que ejecutan.

Easy WMS: un software de gestión de almacenes preparado para operaciones avanzadas

Elegir un software de gestión de almacenes requiere evaluar más que sus funcionalidades básicas: también debe adaptarse a nuevos procesos y comunicarse con otros sistemas. Easy WMS reúne todas estas capacidades en una plataforma flexible que se adapta a todo tipo de instalaciones. Gracias a su arquitectura modular y a su compatibilidad con el ecosistema de Mecalux y con soluciones de terceros, permite a las empresas transformar y hacer evolucionar su logística.