Software de inventario, la herramienta que mantiene el stock bajo control

12 agosto 2021

Disponer de un software de inventario que permita gestionar eficientemente el stock puede suponer la diferencia entre conseguir una venta o dársela a la competencia.

Algunas empresas todavía registran manualmente sus activos con lápiz y papel, mientras que otras controlan el stock con Excel. Estos dos métodos no son solo poco fiables debido al posible error humano, sino que también son más costosos. ¿Por qué? Exigen y requieren un enorme tiempo y recursos que podrían dedicarse a otras actividades.

En este artículo explicamos qué es un software de inventario, cuáles son sus beneficios y, principalmente, cómo es su funcionamiento utilizando, a modo de ejemplo, el programa Easy WMS de Mecalux.

Qué es un software de inventario

Un software de inventario es un programa informático creado para ayudar y facilitar la gestión del inventario de una empresa. ¿Cómo lo consigue? Contabilizando los bienes tangibles que una compañía utiliza para fabricar o satisfacer la demanda de sus clientes. Para ello, el programa tiene en cuenta las entradas y salidas de los productos que se producen en las distintas instalaciones, puntos de venta, almacenes, etc. 

Así pues, mediante el software de inventario es posible llevar una gestión del inventario eficiente y en tiempo real a fin de optimizar el estado de los diferentes tipos de stock, manteniendo una actualización constante de las existencias y sabiendo qué pedidos hay que preparar en cada momento.

Beneficios de gestionar el inventario con un software

La implementación de un software de inventario en una empresa proporciona, en concreto, los siguientes beneficios logísticos: 

  • Control del stock. Conocer con precisión el stock del almacén (qué productos hay y en qué cantidades) evita realizar compras innecesarias y hace posible disponer de un stock de seguridad con el que evitar roturas de stock
  • Incremento de las ventas. Con un software de inventario disminuye el riesgo de inclumplir con ciertos pedidos, traduciéndose a corto y medio plazo en un aumento de las ventas.
  • Satisfacción y fidelización de clientes. Una gestión eficiente del inventario es indispensable para respetar los plazos de entrega, logrando que el cliente quede satisfecho. 
  • Optimización del tiempo. ¿Para qué destinar tiempo a la gestión del inventario cuando puede automatizarse? De ese modo, se favorece la reorientación de los recursos a actividades más productivas y necesarias. 
  • Recorte de costos. Establecer máximos y mínimos de stock ayuda a reducir costos logísticos. A la vez, un software de inventario posibilita disminuir volúmenes de stock y, por ende, ahorrar en costos de almacenaje.
  • Escalabilidad del negocio. La gestión del inventario se complica a medida que crece el tamaño y la actividad de una empresa. Con un software de inventario es más fácil adaptarse a los cambios de la demanda y, al mismo tiempo, a planificar una estrategia de futuro. 

Todo ello contribuye a una mejor planificación logística, aumentando la productividad y reduciendo errores que nos ayudarán a que nuestros clientes queden plenamente satisfechos. 

¿Cómo funciona un software de inventario?

El funcionamiento de un software de inventario puede variar de un programa a otro, pero, en general, hay una serie de pasos que cabe seguir. Para explicarlos, hemos seleccionado Easy WMS, un software desarrollado por Mecalux, para ilustrar cómo se utilizan estos sistemas.

Ingreso de los artículos

Antes de nada, en la base de datos de un software como Easy WMS se ha de introducir toda la información relacionada con los artículos con los que trabaja una compañía: descripción, unidad de medida, atributos, imagen, peso, etc. Es importante saber diferenciar entre artículo y stock. El artículo incluye un listado general de características del producto (tamaño, peso, particularidades, etc.), mientras que el stock son las unidades físicamente presentes en el almacén, tienda o fábrica.

La información de los artículos se introduce en la base de datos del software de inventario
La información de los artículos se introduce en la base de datos del software de inventario

Generación de la etiqueta del artículo

Con toda la información incluida en la base de datos, Easy WMS genera una etiqueta para cada artículo. Por defecto, la etiqueta se compone, como mínimo, de un código de artículo. Opcionalmente, puede incorporar también una breve descripción. Las etiquetas de artículos pueden imprimirse tanto desde un ordenador como desde los terminales de radiofrecuencia, adhiriéndose después al stock existente.

La etiqueta de cada artículo se pega en el stock existente en el almacén
La etiqueta de cada artículo se pega en el stock existente en el almacén

Ingreso del stock

Es necesario entrar en el sistema todo el stock con el que trabaja el almacén. Además de los atributos logísticos y del estado de cada uno, un software de inventario como Easy WMS permite ejecutar una gran variedad de acciones relacionadas con el stock almacenado, entre las que destacan:

  • Alta y baja de stock: resulta muy fácil crear o eliminar stock cuando se detecta una discrepancia. 
  • Consulta de stock: se puede consultar toda la información del stock existente en el almacén actual. 
  • Ajuste de stock: es posible rectificar cualquier dato relacionado con el stock. 
  • Cambio de ubicación o de contenedor: puede modificarse la ubicación del stock. 
  • Impresión de etiquetas: acción que crea la etiqueta del artículo al que pertenece el stock.
Todo cambio den el inventario debe registrarse en el software
Todo cambio en el inventario debe registrarse en el software

Recepción de stock

Cada vez que se recibe mercancía en el almacén debe realizarse el respectivo ingreso de las cantidades recepcionadas con el fin de mantener un inventario permanente. Estas son las diferentes funciones que se pueden ejecutar: 

  • Recepción del proveedor. Es el proceso estándar que se aplica a cualquier tipo de entrada de mercancías.
  • Recepciones de contenedores completos. Hace referencia a la mercancía que llega al almacén en tarimas de una sola referencia. Su proceso es más ágil porque el WMS registra el stock por bloques.
  • Recepciones de mercancía multirreferencia. Gestiona las entradas de tarimas que contienen varias referencias, de modo que cada SKU se registra por separado.
  • Recepciones preavisadas. Conocidas como ASN (Advanced Shipping Notice), el sistema conoce con antelación qué mercancía llegará al haber sido notificada previamente por el ERP. 
  • Recepciones ciegas. Desde un terminal de radiofrecuencia, se abre una orden de entrada de stock sin que esta esté planificada de antemano en el sistema. 

Tras haber recepcionado con rigor la mercancía, el software de almacén marca los siguientes pasos a seguir, indicando al operario (o a una máquina, en caso de almacenes automatizados) dónde debe ubicarse.

 

Gestión de contenedores

Un contenedor es una caja o una tarima identificado por un código y, normalmente, etiquetado. Easy WMS ofrece información útil para el inventario del almacén en lo que respecta a contenedores. Sobresale por su utilidad la función de reubicación, que se emplea en el caso de que se quiera cambiar la ubicación física de un contenedor. Existen varias opciones:

  • Automática: el sistema busca una ubicación para reubicar el contenedor en el almacén, aplicando las estrategias de ubicación.
  • A un pasillo: el sistema busca una ubicación para reubicar el contenedor en el pasillo de nuestra selección, aplicando las estrategias de ubicación.
  • A una ubicación: el sistema reubica el contenedor en una ubicación concreta. Únicamente se considerarán válidas las ubicaciones en las que físicamente quepa el contenedor (por tipo, altura, peso, etc.).
 

Gestión de ubicaciones

Easy WMS ofrece una visibilidad total de las ubicaciones del almacén y de sus principales atributos, así como la posibilidad de llevar a cabo tareas administrativas relativas a las ubicaciones del almacén. A partir de todos los datos insertados en el sistema, Easy WMS clasifica el producto y aplica unas reglas de ubicación, predeterminadas por el responsable del almacén. Posteriormente, el software elabora una estrategia de ubicación correcta y sin errores que persigue un slotting eficiente. 

Conteos

Easy WMS es capaz de monitorizar automáticamente la entrada y salida de productos en el almacén. De igual manera, es aconsejable realizar conteos cada cierto tiempo para asegurarse de que no haya discrepancias en el sistema (por descuidos, hurtos, etc.). Un software de inventario como Easy WMS posibilita: 

  • Organizar recuentos no planificados. Cada vez que se desee, es posible realizar recuentos de contenedores (tarimas, cajas…), o bien de artículos concretos.
  • Conteo por ubicación. Es decir, definir las zonas del almacén en las que realizar el recuento (para inventarios rotativos, por ejemplo).
  • Determinar reglas de prioridad. Como, por ejemplo, nivel de rotación, costo unitario, fecha de caducidad, número de lote, etc. La finalidad es empezar el inventario por los productos más relevantes para la empresa.
  • Integrar todo tipo de dispositivos de escaneo. Fácil integración con terminales de radiofrecuencia o sistemas de picking por voz, entre otros.

Así pues, el inventario queda asociado al registro de ventas, por lo que cada vez que se vende un producto el sistema lo descuenta del stock, ingresando el valor de la venta. De ese modo, se mantiene un registro continuo de cada artículo del inventario, permitiendo saber qué mercancía está disponible y qué productos están próximos a agotarse. Todos estos datos pueden convertirse en información útil con el módulo Supply Chain Analytics de Easy WMS, encargado de segmentar y estructurar la gran cantidad de datos que se producen a diario en un almacén.

Conexión con otros almacenes y tiendas

Es posible conectar los inventarios de distintos almacenes y tiendas físicas de la compañía con el propósito de gestionar todo el inventario de la empresa de forma centralizada. Para ello, Mecalux dispone del módulo Store Fulfillment, responsable de integrar el WMS del almacén con los terminales de los puntos de venta. Con este software, se sincronizan las tareas del almacén y de las tiendas, con lo que se mejora el picking, la reposición y el traspaso de mercancía entre tiendas (se envían automáticamente productos a tienda a fin de mantener un cierto nivel de stock).

El módulo Store Fulfillment sincroniza el inventario del almacén con el de las tiendas físicas
El módulo Store Fulfillment sincroniza el inventario del almacén con el de las tiendas físicas

 

El software de inventario, herramienta esencial para asegurar la competitividad de la empresa

Contar con un software de inventario garantiza una eficiencia logística, permitiendo ofrecer un buen servicio y convirtiéndose en una inversión a largo plazo que proporciona importantes beneficios. Con la ayuda de un software de este tipo, cualquier compañía controlará los recursos disponibles en sus almacenes, conocerá la localización exacta de cada artículo, supervisará las entradas y salidas de los productos y podrá anticiparse a la hora de reponer la mercancía antes de que se agote.

El software de gestión Easy WMS está pensado para todas las empresas, independientemente de su sector y tamaño. Si crees que ha llegado el momento de mejorar la gestión del inventario o quieres saber más sobre las soluciones de software de Mecalux, contacta con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte a gestionar tu inventario con eficiencia y a potenciar tu negocio.